Toutes les questions qu'on vous poserait de toute façon, une par une, pendant la construction — rassemblées ici pour être répondues d'un coup. Chaque réponse manquante, c'est un appel de plus et deux jours de retard. Chaque réponse donnée ici, c'est du temps qu'on passe à bâtir au lieu d'attendre.
Vous pouvez fermer la page et revenir. Rien n'est envoyé nulle part tant que vous n'appuyez pas sur « Copier mes réponses ». Remplissez ce que vous savez, sautez le reste — on fera le tour ensemble.
Il y a plus de 260 questions ici et vous n'avez pas à toutes les répondre avant qu'on commence. Ces six-là, oui. Tant qu'elles manquent, la construction ne peut pas démarrer — tout le reste peut se remplir pendant qu'on bâtit.
0 / 6 RÉPONDUESNeuf questions qui changent la forme du système au complet. On commence par elles parce qu'elles déterminent tout le reste.
C'est la question qui change le prix du socle. Vous nous avez dit tenir la comptabilité de trois compagnies, dont deux interdépendantes — on n'a jamais confirmé si les trois doivent être dans le système.
Une par ligne.
Refacturation ? Partage de machines ? D'employés ? Rien ?
Nom légal exact · adresse postale · téléphone · courriel · site web s'il y en a un. C'est ce qui s'imprime en haut de chaque soumission et de chaque facture. On ne veut pas l'inventer ni le recopier croche.
Ex. systeme.d3fexcavation.ca. Si vous n'avez pas de domaine, on en prend un.
Une ligne par personne : prénom nom · courriel · cellulaire · ce qu'elle fait (administration, estimation, opérateur, chauffeur, mécanicien, direction, lecture seule).
Nom des personnes.
Si oui, son nom et son courriel.
Vous nous avez dit garder vos données après les travaux. On veut le chiffre.
Des questions plates, mais chacune décide d'un comportement du système. Sans elles, on invente — et quand on invente, on se trompe.
Ça détermine le calcul des « quatre jours ouvrables » d'Info-Excavation et les jours où les alertes partent.
Aucun avis automatique ne partira avant votre heure de départ ni après votre heure de fin.
Et la saison morte ?
On a supposé qu'elle se fait dans Avantage, et c'est une supposition — vous ne nous l'avez jamais dit. Si elle passe par un service externe, les heures approuvées doivent sortir dans un autre format. Le savoir maintenant coûte une minute ; le découvrir en cours de route coûte deux jours.
Nethris, Employeur D, Desjardins, une firme locale… et le format qu'il accepte (fichier, saisie web, courriel).
C'est ce qui déclenche l'envoi des heures approuvées vers Avantage.
Ex. le dimanche soir. Les heures doivent être approuvées avant.
Une seule personne, nommée. Tant que personne n'a approuvé, rien ne monte — c'est ce qui vous protège d'une paie faite sur des heures fausses.
Après combien d'heures par semaine ? À quel taux ? Est-ce que le temps de déplacement compte ? Sans ça, le calcul de marge est faux et la paie aussi.
Le calcul de marge par chantier prévoit une ligne « sous-traitants ». On veut savoir si elle sert.
Nom · type de travaux · comment ils vous facturent (à l'heure, au forfait) · est-ce que vous les refacturez avec une majoration.
Pour les mentions légales sur les documents.
Ce que vos employés et vos clients voient. Cinq minutes, et ça évite qu'on vous livre quelque chose qui ne vous ressemble pas.
Ex. « le système », « D3F », « le portail ». C'est ce qui apparaît en haut de chaque écran et dans les courriels.
Si vous les connaissez en code (#1A2B3C), donnez-les. Sinon on les tire de votre logo.
Soumissions, factures, relances. C'est votre voix, pas la nôtre.
Si un employé ou un client fonctionne en anglais, dites-le maintenant — l'ajouter après coûte cher.
Nom, titre, téléphone, ce que vous voulez.
Les sept semaines tiennent à une seule chose : la vitesse à laquelle on obtient une réponse quand on est bloqué. Ces six questions valent plus que la moitié du reste.
Une seule personne, qui peut trancher. Prénom, nom, cellulaire, courriel.
Trois semaines de construction, c'est court. Deux jours d'attente sur une question, c'est deux jours de retard qu'on ne rattrape pas. On veut un deuxième nom, même si on ne s'en sert jamais.
Soyez honnête. On adapte le plan à votre réalité, pas l'inverse.
Vous voyez le système grandir. Vous ne découvrez rien à la fin.
Vous aurez une version de test accessible en tout temps. Quelqu'un qui l'ouvre chaque semaine vaut dix réunions.
Deux heures pour l'administration, trente minutes pour le terrain. On se déplace.
La règle est simple : vous ouvrez chaque compte vous-même, à votre nom, avec votre carte. Vous nous donnez ensuite un accès. Le jour où vous ne voulez plus faire affaire avec nous, vous retirez cet accès et tout continue de fonctionner. Rien à migrer, rien à racheter.
Les mots de passe ne s'écrivent jamais dans un fichier qui circule par courriel. Vous nous les transmettez par un lien sécurisé à usage unique qu'on vous envoie, ou en direct pendant l'appel de démarrage. Ici, on note seulement quel compte existe et avec quelle adresse courriel il a été ouvert.
Courriel utilisé pour ouvrir le compte. Coût : 0 à 25 $/mois. Retrait : Members → retirer Nexorya.
Courriel du compte. Coût : 0 à 35 $/mois. Retrait : Settings → retirer le collaborateur.
Courriel du compte + le domaine d'envoi souhaité. Coût : 0 à 25 $/mois.
Courriel du compte. Coût : environ 0,02 $ par message.
Courriel du compte. Coût : environ 0,10 $ par document lu.
Soit une nouvelle adresse dédiée, soit une redirection depuis celle que vous utilisez déjà. Précisez laquelle.
Qui a les droits d'administrateur dessus ? Nom et numéro de votre informaticien s'il y en a un.
Chez quel fournisseur (GoDaddy, Namecheap, autre) ?
C'est le point le plus important de cette page. Le code, les données et les comptes sont à vous du premier jour.
Un système vide le premier jour, c'est un système que personne n'ouvre. On charge ce qu'il faut pour qu'il soit utile tout de suite.
Sinon vos comptes à recevoir partent de zéro et la fonction ne sert à rien pendant deux mois.
Même logique : sans elles, le pipeline est vide et les relances ne servent à rien.
Combien d'années en arrière ? Ça coûte du temps de préparation de votre côté, pas du nôtre. À vous de juger si ça vaut la peine.
Avantage ? Excel ? Un cahier ? Plusieurs endroits ?
Comptes, rôles, sauvegardes, mise en ligne.
Une ou deux personnes, pas plus.
Un code par texto ou par application, en plus du mot de passe. Fortement recommandé.
Par défaut : rien. Ni prix, ni marge, ni son propre taux horaire.
Vous : le tableau de bord. L'estimateur : ses soumissions ? Un opérateur : son chantier du jour ? Dites-le pour chacun.
Sur un poste au bureau, court c'est fatigant. Sur un cellulaire de chantier, long c'est risqué.
Par défaut on le désactive et ses saisies restent. Confirmez ou corrigez.
C'est la fonction la plus technique du projet et celle qui a le plus de questions. Prenez le temps, ou faites-les avec votre informaticien.
Dans Avantage : menu Aide → À propos. Recopiez la ligne au complet, incluant le numéro de version.
Ex. C:\Avantage\Donnees. Votre informaticien le sait.
Trois voies possibles, détaillées dans le PRD. La voie par fichiers ne coûte aucune licence — c'est notre recommandation pour commencer, et on peut passer au temps réel plus tard sans rien refaire.
Ça permet de savoir quelles écritures viennent du système. Si oui, quel nom.
Ventes · achats · TPS à payer · TVQ à payer · TPS à recevoir · TVQ à recevoir · et un compte de charge par type de dépense (carburant, pièces, location, sous-traitance, matériaux, conteneurs…). Un export du plan comptable fait la job.
Non négociable de notre côté. On ne touche jamais à votre comptabilité sans filet.
Si le fichier est verrouillé, l'écriture attend et réessaie. On veut juste savoir si ça arrivera souvent.
Certains bloquent l'installation d'un programme. Mieux vaut le savoir avant le jour de l'installation.
Numéro, date, client, lignes, sous-total, TPS, TVQ, total, conditions… Y a-t-il autre chose que vous saisissez à la main aujourd'hui ?
La tâche que vous avez nommée vous-même comme celle que vous faites le plus.
Et hors saison ?
Une ligne par fournisseur : nom · comment il vous envoie sa facture (PDF par courriel, papier, portail web) · à quelle fréquence · et le compte de charge où sa facture va d'habitude. Ce dernier point est ce qui permet au système d'imputer tout seul au lieu de vous le redemander chaque fois.
Celles-là devront être photographiées ou numérisées. On veut savoir le volume.
Une adresse dédiée est plus propre. Une redirection ne change rien à vos habitudes.
Si oui, lequel.
C'est l'intrant le plus important du projet. Sans elles, la lecture automatique ne peut pas être calibrée et on vous promettrait un taux de réussite inventé. Prenez-en 20 récentes, variées, telles quelles.
Ça change la façon de découper les pièces jointes.
Ex. une livraison de pierre répartie sur trois jobs. Si oui, l'écran d'approbation doit permettre de la fractionner.
Ex. 2 % si payé dans 10 jours. Si oui, lesquels et à quelles conditions — c'est de l'argent gratuit qui se perd par oubli.
Même compte de charge que le matériau, ou un compte distinct ?
Certains clients veulent tout voir. D'autres veulent que les petits montants passent tout seuls.
Un lot en développement, un rang, un numéro de cadastre. On veut reproduire votre façon de faire.
En Excel ou en CSV, peu importe le format.
Ex. le contremaître sur le chantier et la comptabilité pour les factures. Deux courriels différents.
Lesquels et quoi. C'est ce qui calcule leur date d'échéance.
Ça arrive souvent en construction et ça mêle les systèmes s'ils sont fusionnés.
⚠️ Cette page se remplit AVEC l'associé qui fait les soumissions. C'est son outil, c'est sa décision.
Les deux fonctionnent. S'il garde Excel, il colle son résultat et le système monte le PDF, le suivi et la facture. S'il passe dans le système, on reproduit sa structure de calcul. Personne ne lui enlève son jugement.
Même s'il garde Excel, on veut le voir pour comprendre sa logique.
Vous nous l'avez dit : « le calcul de temps, ça va toujours être manuel ». Le système ne le calculera jamais.
On avait noté : installation septique, préparation de terrain, entrée d'auto, fondation, démolition, livraison, transport. Corrigez, ajoutez, enlevez. Pour chacun, dites aussi comment il se vend d'habitude : à l'heure, au voyage, à la tonne ou au forfait.
Ex. pour une fondation : excavation, transport de la terre, pierre 0-3/4, compaction, nivellement. C'est ce qui devient le gabarit.
Par machine et par homme. Une ligne chacun.
Pierre, sable, terre, membrane, tuyau… avec l'unité.
Ce qui apparaît au bas de chaque soumission.
Le format actuel et le dernier numéro utilisé, pour qu'on continue la suite.
Un .ai, .eps ou .svg. Un PNG haute résolution fait la job si vous n'avez que ça.
Des vraies, variées, telles que vous les avez envoyées.
C'est une décision commerciale, pas technique. Montrer le détail rassure certains clients et invite d'autres à négocier ligne par ligne.
Ce que vous écrivez sur chaque soumission pour vous protéger : roc imprévu, nappe d'eau, sol contaminé, accès non praticable… C'est ce qui vous évite de manger un extra que vous ne pouvez pas charger.
Ex. « prix avec membrane » et « prix sans ». Le client choisit.
Un bouton dans le courriel horodate l'acceptation et vous évite les « je n'ai jamais dit oui ».
Un pourcentage ? Un montant fixe ? C'est visible sur la soumission ou fondu dans les prix ?
Vous aviez évoqué 3, 7 et 14 jours. Ajustez.
Vous nous avez dit que pour les clients locaux, « le monde se connaît » et l'information revient toute seule.
Écrivez-le dans vos mots. On le met en forme, vous approuvez avant que ça parte.
Souvent : « on ferme le dossier, rappelez-nous si ça reprend ». C'est la plus efficace des trois.
Le format ET le dernier numéro utilisé. Casser votre séquence causerait un problème comptable.
Le système va produire le document que vos clients reçoivent depuis trois ans. Bâti d'après une description, il ne leur ressemblera pas. Trois vraies factures, telles quelles, règlent la question.
Net 30 ? Net 15 ? À réception ?
Votre règle est claire : jamais avant les travaux. Mais un gros chantier peut se facturer en plusieurs fois après coup.
La retenue contractuelle — souvent 10 % gardés jusqu'à la fin. Si ça existe chez vous, le système doit la suivre séparément, sinon vos comptes à recevoir affichent de l'argent que personne ne vous doit encore.
Fréquent avec les entrepreneurs généraux et les municipalités. Une facture sans le numéro se fait refuser et le paiement est retardé de 30 jours.
Votre règle est claire — jamais de facturation avant les travaux. On veut juste confirmer qu'aucune exception n'existe, parce que le système va la bloquer.
⚠️ C'est LA question la plus importante de cette section. Elle décide de ce que le système propose par défaut sur chaque facture, et se tromper ici coûte de l'argent à chaque job.
Si oui, lequel.
Vous avez déjà engagé quelqu'un pour ça. Le système ne la remplace pas — il lui enlève la partie mécanique.
Prénom, nom, courriel — elle aura un accès.
On avait proposé 30, 60 et 90 jours.
Écrivez-les dans vos mots. C'est votre voix qui parle à vos clients, pas la nôtre.
Mise en demeure ? Agence de recouvrement ? Vous appelez ? Le système doit s'arrêter au bon endroit et vous passer la main.
On avait proposé : soumissions en attente · chantiers en cours · chantiers terminés non facturés · argent dû par âge · échéances des 60 prochains jours. Mettez-les dans VOTRE ordre, ou changez-les.
Sinon on prend celle de chaque chantier automatiquement.
Si non, on en crée une. Si oui, le format.
Planifié · en cours · terminé · facturé · payé. Ajoutez ou enlevez.
Ceux qu'on chargera au démarrage pour que le système soit utile dès le premier jour.
Très fréquent en excavation : on creuse, le coffrage passe, on revient remblayer.
On l'archive ? On facture ce qui a été fait ? Ça arrive souvent ?
Le jugement du gars sur le chantier ? Des étapes précises ? Si vous avez des étapes types par service, nommez-les.
C'est la fonction avec le plus de risque d'adoption, et vous nous l'avez dit vous-même. On la traite en face.
Une ligne chacun : prénom nom · cellulaire · ce qu'il fait · téléphone Android ou iPhone · **son taux horaire chargé** (salaire + charges — jamais visible par lui).
On ne commence pas avec eux. On veut juste savoir qui c'est pour ne pas les brusquer.
Ceux qui vont trouver ça correct. C'est avec eux qu'on rode.
Le contremaître ? Vous ? Personne ?
Si oui, la loi québécoise exige un avis écrit à vos employés. On fournit le modèle, mais la décision et la communication vous appartiennent. Désactivée par défaut.
Vous nous avez dit la veille, quand les appels rentrent. À quelle heure environ ?
Le système fonctionne hors ligne de toute façon, mais ça nous dit à quel point c'est critique.
Charger, attacher, préparer. Souvent 30 à 45 min qui n'apparaissent nulle part.
Il saisit après coup ? Vous corrigez ? Le contremaître le fait ?
Bris de machine, chantier inaccessible, client absent. Ça arrive dans la fiche de chantier.
« On est les moins bien payés pour le coût de la machinerie qu'on déplace. » Un coût qui n'est pas mesuré ne peut pas être défendu.
Une ligne par machine : nom usuel · type (pelle, chargeuse, bull, camion, remorque, plaque) · marque · modèle · année · numéro de série · **relevé du compteur aujourd'hui** · taux facturable à l'heure · coût d'acquisition.
Un Excel, votre liste d'assurance, l'inventaire du comptable — n'importe quoi qui contient déjà les numéros de série et les valeurs. C'est le plus long à retaper à la main, et vous l'avez probablement déjà quelque part. Si oui, ne remplissez pas la case au-dessus.
Ex. huile aux 250 h · filtres aux 500 h · graissage aux 50 h · chenilles aux 2000 h. Par machine si ça varie.
Une ligne par machine : nom · type d'entretien · fait à combien d'heures au compteur · la date. Sans ça, la première alerte de chaque machine part au mauvais moment — soit trop tôt et vous arrêtez de les lire, soit trop tard et c'est un bris.
Prénom, nom, courriel.
L'opérateur ? Le mécanicien ? Vous ?
Une semaine ? Deux ? Un mois ?
Si oui, ses heures doivent se découper entre les deux.
Si oui, elles doivent apparaître dans le coût du chantier sans être dans votre parc.
Cartes-carburant ? Réservoir sur place ? Factures ? C'est ce qui rend le coût réel à l'heure exact ou approximatif.
« Tous les jours. » C'est la fonction avec le meilleur rapport entre son prix et ce qu'elle peut rapporter.
Tous les employés ? Seulement le contremaître ?
Des petites courtoisies. On veut savoir où est la ligne.
Pour dimensionner le gain réel.
Le gain ici n'est pas de retrouver des voyages perdus — vous comptez déjà tout, en double. C'est d'arrêter d'écrire deux fois.
Courte exprès. Plus la liste est longue, moins la saisie se fait avec des gants sur un chantier.
Un par ligne : nom usuel · plaque · capacité. S'ils sont déjà dans la liste du parc en F-12, écrivez « voir F-12 » et passez à la suivante.
Prénom, nom, quel camion habituellement. Déjà nommés dans F-11 ? Écrivez « voir F-11 ».
Chantier soumissionné, client à l'heure, ou livraison ponctuelle. C'est ce qui détermine comment il se facture.
Où elles sont, à qui elles appartiennent.
Le voyage saisi sur le cellulaire doit se réconcilier avec le ticket papier. On veut voir ce qui est écrit dessus et comment c'est disposé, pas se le faire décrire.
Si oui, on ajoute une signature au doigt sur le cellulaire, attachée au voyage. Ça règle les disputes de décompte avant qu'elles arrivent.
Ça dimensionne le stockage et donc le coût mensuel. Une estimation grossière suffit.
Calculé à partir des adresses, c'est un geste de moins. Mais ça ne suit pas le vrai chemin pris.
« Jamais je vais prêter un camion à quelqu'un qui n'a pas mon chauffeur dessus. » Le système refusera une machine sans opérateur.
Un par ligne : nom · à quelle fréquence · comment vous le facturez (à l'heure, au voyage, à la tonne, au kilomètre) · votre taux.
Ce que vous chargez à qui : à l'heure, au voyage, à la tonne ou au kilomètre. Un Excel, une feuille annotée, même une photo. C'est le deuxième plus long à rassembler après le parc de machines.
Ex. 4 h minimum même si la job en prend 2.
Pour les charger au démarrage.
Si oui, combien.
8 h ? 10 h ? Et au-delà, quel taux ?
Aucune saisie supplémentaire. C'est une soustraction, une fois que le reste est branché.
Vous seule ? Les quatre associés ?
Elle part quand les heures atteignent 80 % de l'estimé alors que l'avancement déclaré est sous 50 %.
Une marge brute qui ignore le bureau, l'assurance et l'administration donne l'illusion d'être payant.
Si vous ne le savez pas, dites-le — c'est une question pour votre comptable, pas un blâme.
Vous nous avez dit que la seule vraie utilité ici, c'est de faire la soumission.
Vous aviez nommé Bionest. Les trois ou quatre autres ?
Modèle · fournisseur · prix · délai de livraison.
Celles que vous n'avez pas besoin de commander.
Vous nous avez dit que ça dépend du système, du nombre de chambres, de l'endroit et du type de rejet. Décrivez votre méthode.
C'est le minimum pour calibrer honnêtement. Chaque bureau structure ses plans à sa façon — c'est exactement ce qu'on doit mesurer.
Vous avez arrêté de soumissionner à forfait « parce que le matériel est trop dur à calculer ». Le système ne fera jamais de forfait de démolition.
Par machine et par journalier.
Nom · prix par conteneur · délai.
« C'est l'affaire la plus intelligente qu'il y a là-dedans. Quand tu commences une compagnie, cette affaire-là, tu le sais pas. »
Une ligne chacun : plaque · date d'immatriculation · date de la prochaine inspection mécanique.
Assureur · numéro de police · date de renouvellement. Responsabilité, flotte, équipement.
Par le site ? Par téléphone ? Qui s'en occupe ?
Le système ne fait pas la demande à votre place, mais il suit les deux dates.
Renouvellement d'adhésion ACQ, formations obligatoires, cartes de compétence, inspections d'équipement, baux, financement d'équipement. Nommez tout ce qui vous vient — c'est une liste, pas un formulaire.
On propose 30 jours. Ajustez.
Attestations, licence, polices, certificats d'immatriculation. Une photo lisible suffit.
« Ça va être très utile quand mon père va décider d'arrêter. » C'est la seule fonction de ce projet que personne d'autre ne peut vous vendre.
Vous nous avez dit que si l'estimateur ne le fait pas, vous le feriez vous-même le soir.
Les municipalités et les coins où vous travaillez le plus.
Pour bâtir une liste courte à choisir en deux secondes. Terre noire, argile, sable, gravier, roc, remblai…
Un cahier, un fichier, la tête de votre père. Tout est bon.
Ça calibre l'échelle du champ « à quelle profondeur ça a changé ».
C'est la section qu'on oublie toujours et qui gâche l'adoption. Un système qui envoie trop d'avis se fait ignorer au complet — y compris les avis importants. Un système qui n'en envoie pas assez ne sert à rien. Répondez « personne » sans gêne quand c'est le cas.
Vous seule ? Tout de suite ou en fin de journée ?
Le mécanicien ? Vous ? Les deux ?
Celui-là, quelqu'un doit le voir.
Un seul courriel le matin avec tout ce qui demande une action. C'est souvent ce qui se lit le plus longtemps.
Les points ouverts qui changent le contenu ou le prix. On préfère les régler avant de vous demander une signature.
Tout ce qui n'est pas clair dans le PRD, ou tout ce qu'on n'a pas prévu.
Vous avez lu les 20 fonctions. Qu'est-ce qu'on n'a pas vu ? C'est le meilleur moment pour le dire — après, ça devient un extra facturé.
Votre ordre, pas le nôtre.
Appuyez sur le bouton, collez le résultat dans un courriel à felixcote123956@gmail.com, et on part.
D3F Excavation inc. · Document de cadrage · Nexorya · août 2026