Plan de projet
D3F Excavation

Fonctionnement

1. Cinq rôles définis : direction, administration, estimation, terrain, lecture seule.
2. Les comptes de direction et d'administration sont protégés par une authentification à deux facteurs, par texto ou par application.
3. Si le multi-entités est confirmé : chaque objet créé appartient à une entité et un sélecteur en haut de l'écran change tout le contenu affiché. Sinon, cette couche n'est pas construite.
4. Chaque action sensible — approbation, suppression, modification de montant — est journalisée avec l'auteur et l'heure.
5. Sauvegarde automatique quotidienne de la base, conservée trente jours.

Règles et cas limites

• Prix conditionnel : le socle coûte le double avec le multi-entités. La décision se prend avant le début du projet, pas après. Les deux montants sont à la section « L'investissement ».
• La suppression n'existe pas pour les objets comptables : ils sont archivés, jamais effacés.
• Si un employé quitte, son compte est désactivé mais ses saisies historiques restent intactes.

Fonctionnement

1. Un agent léger est installé sur le poste où roule Avantage. Il ouvre une connexion sortante vers le système : aucun port n'est ouvert sur Internet, aucune adresse fixe n'est requise.
2. Descendent d'Avantage : la liste des clients, les codes de produits, l'état de paiement des factures.
3. Montent vers Avantage : les factures clients, les factures fournisseurs approuvées, les heures approuvées pour la paie.
4. Chaque écriture porte une clé unique. Si la file est rejouée, rien n'est comptabilisé deux fois.
5. Si le poste est fermé, les écritures s'accumulent et se rattrapent au redémarrage, dans l'ordre.
6. Une réconciliation quotidienne compare les totaux des deux côtés et signale tout écart.

Règles et cas limites

• Le sens de vérité pour la comptabilité est toujours Avantage. En cas de divergence, c'est Avantage qui a raison.
• Une écriture rejetée par Avantage n'est jamais abandonnée : elle apparaît dans le journal des erreurs avec le motif, en attente d'action.
• Si un client existe des deux côtés avec des noms légèrement différents, un écran de rapprochement permet de les lier une fois pour toutes.
• Point à confirmer : selon la version d'Avantage installée, le pont passe soit par un connecteur tiers avec un service actif sur le poste, soit par une clé d'accès permettant au poste de se fermer. Le prix ci-dessus couvre les deux scénarios ; une licence tierce éventuelle serait facturée à part, au coût.

Fonctionnement

1. Une adresse courriel dédiée reçoit les factures. Vous pouvez faire suivre les vôtres, ou demander aux fournisseurs d'y envoyer directement.
2. Le système récupère chaque pièce jointe, en PDF ou en photo.
3. Il en extrait le fournisseur, le numéro de facture, la date, le sous-total, la TPS, la TVQ, le total et, quand elles sont lisibles, les lignes de détail.
4. Il propose une imputation à un chantier, à partir de l'adresse de livraison, d'un numéro de bon de commande, ou de l'historique de ce fournisseur.
5. Vous voyez l'image originale à gauche et les montants extraits à droite, tous modifiables.
6. Vous approuvez. La facture descend dans Avantage et le fichier reste attaché au chantier.

Règles et cas limites

• Une facture illisible ou non reconnue arrive quand même dans la file, marquée « à saisir à la main ». Elle n'est jamais silencieusement ignorée.
• Un même numéro de facture du même fournisseur déclenche une alerte de doublon avant l'approbation.
• Si aucune imputation n'est proposée avec confiance, le champ reste vide et l'approbation est bloquée tant que vous n'avez pas choisi.
• Les corrections que vous apportez sont conservées : le système apprend vos fournisseurs et vos habitudes d'imputation.
• Le coût de lecture est d'environ dix cents par document, facturé au coût par le fournisseur du service.

Fonctionnement

1. Les clients descendent d'Avantage et y remontent. Une seule liste, jamais deux.
2. Chaque fiche client montre ses chantiers, ses soumissions, ses factures et leur état de paiement, plus vos notes.
3. Chaque lieu est un objet distinct, avec sa propre page : tous les travaux qui y ont été faits, peu importe le client de l'époque.
4. La recherche accepte une adresse partielle et propose les lieux connus.

Règles et cas limites

• Un client créé dans le système est poussé vers Avantage, pas créé en double.
• Deux orthographes d'une même adresse peuvent être fusionnées, et la fusion est réversible.
• Les données sont conservées sans limite de durée, conformément à ce que vous nous avez confirmé.

Fonctionnement

1. Vous choisissez un type de travaux : installation septique, préparation de terrain, entrée d'auto, fondation, démolition, livraison, transport.
2. Les lignes du modèle se placent, avec vos coûts courants de machine, de main-d'œuvre et de matériaux.
3. Le temps d'excavation est un champ vide que vous remplissez. Le système ne propose aucune valeur et n'en calcule aucune.
4. Vous ajustez chaque ligne et le montant final. Aucun champ n'est verrouillé.
5. Le PDF se génère à votre logo, avec vos conditions et votre numéro de licence.
6. Envoi par courriel ou par texto selon les coordonnées du client, depuis le système.
7. Une soumission acceptée devient un chantier en un clic : client, lieu, lignes et montant suivent.

Règles et cas limites

• Chaque modification d'une soumission envoyée crée une nouvelle version. L'ancienne reste consultable.
• Une soumission acceptée ne peut plus être modifiée : il faut en créer une révision, ce qui laisse une trace.
• Les modèles sont modifiables par vous en tout temps, sans nous appeler.
• Décision requise : l'estimateur travaille dans Excel avec ses formules en tête. Deux options — soit il continue dans Excel et ne saisit que les lignes finales, soit on reproduit sa structure de calcul dans le système. À trancher avec lui.

Fonctionnement

1. Toute soumission envoyée entre dans un pipeline avec son statut et sa date.
2. Sans réponse, une relance part à trois jours, à sept jours, puis à quatorze jours.
3. Tout s'arrête dès que le client répond, quel que soit le contenu de sa réponse.
4. Vous marquez gagné ou perdu, avec une raison courte quand c'est perdu.
5. Le taux de conversion se calcule par type de travaux et par période.

Règles et cas limites

• Les relances peuvent être désactivées soumission par soumission, en un clic, pour les clients locaux avec qui l'information circule autrement.
• Aucune relance n'est envoyée les fins de semaine ni les jours fériés.
• Un client qui a reçu une relance et n'a pas répondu n'en reçoit jamais plus de trois.

Fonctionnement

1. Vous passez le chantier à « terminé ».
2. Le système monte un brouillon avec les heures d'homme, les heures de machine, les matériaux imputés, les voyages rattachés et les extras déclarés.
3. Les éléments non traités restent en évidence, en couleur, tant qu'ils ne sont pas facturés ou rayés.
4. Vous révisez, vous ajustez les libellés et les montants, vous approuvez.
5. La facture descend dans Avantage et part au client par courriel.

Règles et cas limites

• Aucun chantier ne peut être facturé s'il n'a pas au moins une journée de travail enregistrée. Conforme à votre règle : jamais de facturation avant les travaux.
• Un chantier terminé depuis plus de cinq jours ouvrables et non facturé apparaît en alerte sur le tableau de bord.
• La facturation partielle est possible pour les travaux à l'heure qui s'étalent, sans jamais anticiper du travail non fait.

Fonctionnement

1. Le système lit l'état des factures dans Avantage : payée, impayée, échéance.
2. À trente, soixante et quatre-vingt-dix jours, un rappel part au client.
3. Le ton monte d'un cran à chaque étape. Les trois textes sont écrits d'avance avec vous et modifiables.
4. Vous voyez en tout temps combien est dû et par qui, sans ouvrir Avantage.
5. Sur un client délicat, vous coupez les relances d'un clic et vous gérez la conversation vous-même.

Règles et cas limites

• Une facture payée entre l'envoi et la réception du rappel n'en génère plus aucun : l'état est vérifié juste avant chaque envoi.
• Un paiement partiel change le montant du rappel, pas son calendrier.
• Toutes les relances envoyées sont journalisées avec leur date, ce qui sert de preuve en cas de litige.

Fonctionnement

1. Un seul écran à l'ouverture : soumissions en attente de réponse, chantiers en cours, chantiers terminés non facturés, argent dû par tranche d'âge, échéances des soixante prochains jours.
2. Chaque chiffre est cliquable et mène à la liste derrière.
3. La météo des sept prochains jours s'affiche à côté du planning des chantiers actifs.
4. Si le multi-entités est retenu, un sélecteur change tout le contenu ou affiche les compagnies consolidées.

Règles et cas limites

• Aucun chiffre n'est calculé à l'affichage : tout est déjà à jour, l'écran s'ouvre instantanément.
• Les alertes qui exigent une action apparaissent en haut, avant les indicateurs.

Fonctionnement

1. Vous déposez le plan d'ingénieur que le client vous a transmis.
2. Le système le lit et en tire le type de système requis, le nombre de chambres desservies, la nature du rejet et les particularités du terrain.
3. Il en déduit la fosse à commander chez le fournisseur et les composantes à sortir de votre stock habituel.
4. Il monte une soumission pré-remplie, que vous ajustez avant de l'envoyer.
5. Le plan, la soumission et les photos restent attachés à l'adresse.

Règles et cas limites

• Limite assumée : le plan vient d'un ingénieur différent à chaque fois, et chaque bureau structure ses plans à sa façon. La lecture aura une marge d'erreur comparable à celle d'un humain qui lit vite. Le gain est le temps d'exécution, pas la perfection.
• Le résultat de lecture est toujours présenté pour validation. Rien n'est commandé ni envoyé sans votre approbation.
• Un plan non lisible bascule en saisie manuelle, sans blocage.
• Le permis municipal est obtenu par le client, jamais par vous. Le système ne le suit donc pas comme une obligation vous incombant, mais il peut le stocker si le client vous l'envoie.
• Coût de lecture : environ dix cents par plan.

Fonctionnement

1. En fin de journée, le gars remplit une saisie courte : machines utilisées et leurs heures, nombre de conteneurs, types de matériaux sortis, journaliers présents.
2. Tout s'impute au chantier et alimente directement la facture horaire.
3. Les frais de conteneur et de disposition se rattachent au bon chantier quand la facture du fournisseur arrive.
4. Le récapitulatif du chantier montre le coût cumulé face au montant facturé à ce jour.

Règles et cas limites

• La démolition n'est jamais soumissionnée à forfait dans le système, conformément à votre pratique actuelle.
• La disposition des matériaux est faite par une compagnie tierce. Le système suit les conteneurs et les coûts, pas la destination finale des matériaux.
• Les matériaux qui ne rentrent pas dans un conteneur — ciment, pierre, terre — sont saisis comme voyages, pas comme conteneurs.

Fonctionnement

1. Une seule liste de tout ce qui expire dans les soixante prochains jours, avec un responsable par ligne.
2. Info-Excavation : la demande doit être déposée au moins quatre jours ouvrables avant les travaux et vaut au maximum cent quatre-vingts jours. Le système suit les deux dates par chantier.
3. Attestations de Revenu Québec et de la CNESST : avis trente jours avant l'expiration.
4. Licence RBQ, immatriculations et inspections de véhicules, polices d'assurance : mêmes alertes, aux délais que vous choisissez.
5. Chaque échéance porte son document numérisé, accessible en un clic quand un donneur d'ouvrage le demande.

Règles et cas limites

• Une alerte non traitée est renvoyée, avec une fréquence qui augmente à mesure que la date approche.
• Une échéance marquée comme renouvelée demande la nouvelle date, sinon elle reste active.
• Le système ne fait aucune demande à votre place : il vous rappelle et garde le document.

Fonctionnement

1. À la fermeture d'un chantier, trois champs courts : ce qu'on a trouvé en creusant, à quelle profondeur ça a changé, quel équipement il a fallu sortir.
2. Le système ajoute automatiquement l'écart entre les heures estimées et les heures réelles, sans que personne le saisisse.
3. Une carte de la région se remplit, un point de couleur par job selon le type de sol dominant.
4. Quand une adresse est saisie dans une nouvelle soumission, l'historique du secteur s'affiche : nombre de jobs faites, types de sol rencontrés, écart moyen entre estimé et réel.
5. Aucun prix n'est proposé. L'information seulement, et la décision reste entière.

Règles et cas limites

• La saisie est facultative : un chantier peut être fermé sans fiche de sol. La valeur s'accumule avec le temps, elle ne bloque rien.
• L'historique d'un secteur ne s'affiche qu'à partir de deux jobs, pour éviter de tirer une conclusion d'un seul cas.
• Un rappel discret propose de remplir la fiche le soir même de la fermeture, quand les détails sont frais.
• Les fiches anciennes peuvent être saisies rétroactivement si vous avez des notes, sans obligation.